瑞典的发票管理从形式到流程都“有章可循”：向公共部门（B2G）开具发票必须使用结构化电子发票（基于欧盟 EN 16931 标准，通常是 Peppol BIS Billing 3 格式）；向企业（B2B）与消费者（B2C）虽可继续使用 PDF 或纸质发票，但仍必须满足瑞典税务局规定的发票要素与保存要求。

真正的难点不在“能不能开发票”，而在于：如何让发票格式、字段和传输方式满足客户与监管双重要求，尤其是公共部门客户。

01｜为什么大家都说“先搞清 B2G 和 B2B 再开票”？

很多进入瑞典市场的卖家都会陷入同一个误区：

“我都是卖给企业，开 PDF 就够了。”

但随着瑞典公共部门全面采用电子发票体系（EN 16931）并强制要求供应商通过 Peppol 网络发送发票，如果你后期参与政府采购、基础设施项目，又没有准备好电子发票系统，很可能直接被拒付。

一位做设备出口的某家企业就遇到过类似情况：

客户要求使用 Peppol；

企业却只有 PDF 发票模板；

财务系统又不支持结构化电子发票；

结果——发票被退回、回款延迟近 3 周。

从那之后，他们把“是否符合 Peppol”、和“能否用 XML + PDF 同步输出”直接纳入合同条款。

02｜瑞典发票有哪些必备元素？

无论是 PDF、纸质还是电子结构化格式，只要是发票，就必须满足瑞典税务局（Skatteverket）的基本要求，包括：

卖方全称、地址与瑞典 VAT 编号（momsreg.nr）

买方名称与地址

发票编号（唯一且连续）

开票日期

商品或服务描述、数量、单价与币种

适用 VAT 税率、税额与总金额

付款条件（Due date）

若使用反向收费（Reverse charge）需标注原因

这些字段是会计入账、税务审查与 VAT 抵扣的基础，一项缺漏都可能带来麻烦。

03｜瑞典电子发票必须做到什么？

向公共部门开具发票 = 必须使用 EN 16931 标准 / Peppol BIS Billing 3。

简单上传一个 PDF 不算“电子发票”，必须是结构化可自动读取的 XML 格式。

因此企业通常需要：

使用支持 Peppol 的 ERP（如 Visma、SAP 等）

或接入第三方 Peppol Access Point（费用不高，实施快）

并获取一个 Peppol ID 用于发送/接收

还要确保：

XML 文件通过校验

客户系统可正常接收

每次传输有回执（Acknowledgement）存档

否则就会出现“客户收不到账单”“系统无法入账”等尴尬情况。

04｜纸质和 PDF 发票还能用吗？

可以，但只限于 B2B 和 B2C 场景。

即使不用 Peppol，也必须保证：

发票格式清晰、字段完整

长期可读（至少 7 年）

有归档方式（电子 PDF + 备份）

可随时从系统中调取供审计查验

很多企业会采用“双轨模式”：

PDF 给普通客户，结构化电子发票给公共部门或大型企业。

05｜实操步骤：企业应该怎么做？

步骤 1：确认客户类型与格式要求

客户是否为公共部门？

是否要求 Peppol？

是否需要 XML+PDF 同发？

步骤 2：决定技术路径

你有三种选择：

ERP 自带电子发票模块

接入 Peppol Access Point

单用 PDF（仅适合不强制的客户）

步骤 3：制作标准模板

准备：

PDF 模板

Peppol XML 模板

字段校验清单（由财务/税务统一维护）

步骤 4：测试与上线

与客户 IT 进行一次小批量测试，记录：

发送日志

回执

异常处理方案

步骤 5：归档与审计

所有发票文件（PDF/XML）

交换记录、回执

对账记录

06｜FAQ：跨境企业最常问的三个问题

Q1：我卖给企业，不涉及政府项目，是否完全不用 Peppol？

不一定。许多大型企业也正在改用 Peppol，以便自动对账和减少人工处理。

Q2：电子发票 = PDF 吗？

不是。

电子发票指的是结构化可被系统自动读取的格式（如 XML）。

Q3：接入 Peppol 会很复杂吗？

不复杂。

如果通过第三方 Access Point，很快能上线。

07｜瑞典发票管理核心是“格式合规 + 流程清晰 + 保存可查”。

公共部门强制电子发票，企业客户正逐步向自动化迁移。

越早建立电子发票体系，越能减少退单、漏账与回款延迟。