5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）

年度分类法，就是将文件按其形成年度进行分类。

年度分类法是运用最广泛的分类方法。

归档文件按年度特征分类，可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合，类目设置标准清楚、明确。

（DA/T22—2015） （以下简称“规则”）规定“跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归人办结年。

当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。”运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应的归档年度，是决定分类质量的关键。

（1）文件有多个时间特征

一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度，也就是确定归档年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件归档年度，以进一步简化分类中的概念和操作。例如，2025年形成的《2026年工作计划》，应归入2025年度；2026年形成的《2025年机关工作总结》，应归入2026年；2024年制定发布、2025年生效的法律法规，应归入2024年。

（2）跨年度形成的文件

机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。这样，将来在档案管理和提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该职能活动形成的全部档案，方便档案人员的管理和利用者的查找。

比如，跨2025年、2026年两个年度的会议，其形成的文件材料统一在闭幕年，即2026年整理归档，分类时这些文件材料的归档年度都统一为2026年；跨2025年、2026年两个年度处理的案件，其形成的文件材料统一在结案年，即2026年整理归档，分类时这些文件材料的归档年度都统一为2026年；

当来文与复文作为一件归档时，下级单位2025年12月写的请示，上级单位2026年1月批复，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2026年。

对于年度跨度过大的职能活动，要同时考虑机关文件归档制度和此项工作每年的文件形成量，酌情予以适当放宽处理。比如机关文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散到各年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度，以方便查找利用。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整，并增加平时管理的难度，同样可以将这些文件分散到各个年度内归档。

需要特别说明的是，在信息化环境下,为了做到随办随归、方便电子文件管理，在实践中应尽可能通过调整组件、排列方式等手段，尽量使归档年度与形成年度保持一致，以减少在电子文件上附加与文件本身无关且容易产生混淆的信息，以简化整理、方便管理。

（3）几份文件组为一件时，“件”的归档年度

《规则》规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的归档年度，应以装订时排在最前面的文件的签发日期（即落款日期）为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。

（4）文件没有标注日期

此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。当文件的形成年度确实无法考证时，可以将归档时的年度作为其归档年度，并在备注项加以说明。

（5）专门年度归档文件的分类方法

如果立档单位一部分工作是按照专门年度进行的，如学校的教学年度等，采用年度分类法时。对这部分工作中形成的文件，就应按照专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进行工作，形成的文件应按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。综合管理时可将这两种年度的文件有规律地组织起来，依次划分年度类别，如2025年与2025一2026学年归入同一类。

来源：兰台之家

初审：张雪莹

复审：邬雨璇

终审：张健