档案工作不是“有空再做”的事务性工作，也不是临时买几个档案盒、整理几柜文件就能完成的工作。国家政策已经明确要求，将档案工作经费纳入预算管理，为档案收集、整理、保管、利用、信息化建设和安全保障提供稳定支撑。

对机关单位来说，档案经费能不能纳入年度预算，直接关系到档案工作能不能持续开展。没有经费保障，库房条件、档案装具、数字化建设、电子档案管理、档案安全防护、人员培训等工作就容易停留在“想做但没钱做”的状态。

一、政策依据：档案经费不是可有可无

从国家层面看，档案经费保障有明确的法律法规依据。

依据一：《中华人民共和国档案法》

《档案法》明确，各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。

依据二：《中华人民共和国档案法实施条例》

《实施条例》第四条规定，县级以上人民政府应当加强档案工作，建立健全档案机构，提供档案长久安全保管场所和设施，并将档案事业发展经费列入本级预算。

同时，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强本单位档案工作，履行档案工作主体责任，保障档案工作依法开展。

依据三：《机关档案管理规定》

《机关档案管理规定》对机关档案经费说得更具体：档案工作所需的基础设施配备和维护经费、档案日常管理工作经费、档案信息化建设经费、档案宣传、培训等其他经费，应当列入机关年度财政预算。

也就是说，机关单位编制档案预算，不是“额外争取经费”，而是依法保障档案工作正常开展。

二、为什么要单独考虑档案经费

很多单位在预算编制时容易把档案工作放在办公经费里笼统处理，结果到了具体工作时才发现：库房要改造、密集架要维护、档案要数字化、电子文件要归档、档案盒要采购、人员要培训，每一项都需要经费。

档案工作具有连续性、专业性和安全性，不能完全依靠临时安排。特别是机关档案承担凭证、查考、决策参考和历史保存功能，一旦前端经费投入不足，后期补救成本往往更高。

经费不足常见后果

库房条件跟不上：温湿度、防火、防盗、防水、防虫霉等设施不足，档案实体安全风险增加。

整理归档不及时：文件材料长期积压，目录不准、装订不规范、移交不及时。

信息化建设滞后：电子文件归档、传统载体数字化、数据备份和系统运维缺少持续投入。

外包项目难以管控：需要数字化、整理、消毒、修复等服务时，缺少预算安排和采购计划。

人员能力不足：档案人员培训、制度宣贯和业务指导缺少经费支持。

三、档案经费应当编哪些内容

结合《机关档案管理规定》的分类，机关单位编制档案预算时，可以围绕四类经费进行梳理。

按照预算管理的一般逻辑，单位预算支出通常包括基本支出和项目支出。《预算法实施条例》明确，基本支出用于保障机构正常运转、完成日常工作任务；项目支出用于完成特定工作任务和事业发展目标。

档案经费编制时，可以据此进行区分。

日常保障类

适合纳入日常运转或常年性项目安排，例如档案盒、装订用品、档案整理耗材、库房日常维护、温湿度记录设备维护、档案人员培训、档案法规宣传等。

项目建设类

适合单独立项或纳入项目库管理，例如档案库房改造、密集架采购、档案数字化项目、档案管理系统建设、电子文件归档系统接口建设、数字档案室建设、历史档案抢救修复等。

这样编制的好处是：日常工作有稳定保障，重点任务有项目支撑，预算依据也更清楚。

五、编预算时可以这样写“立项依据”

很多单位不是不知道档案工作需要经费，而是不知道预算申报时怎么写依据。下面这段可以作为参考：

参考表述

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《机关档案管理规定》等有关要求，机关应当加强本单位档案工作，履行档案工作主体责任，保障档案工作依法开展。档案工作所需的基础设施配备和维护经费、档案日常管理工作经费、档案信息化建设经费、档案宣传培训等经费，应当列入机关年度财政预算。

为保障本单位档案收集、整理、保管、利用、信息化建设和安全管理工作正常开展，提升档案规范化、标准化、信息化管理水平，确保档案实体安全和信息安全，拟申请安排档案工作相关经费。

六、预算项目名称可以怎么设

不同单位可以根据实际情况设置预算项目名称。建议名称尽量清晰，能体现工作内容和政策依据。

• 机关档案规范化管理经费

• 档案整理与归档工作经费

• 档案库房设施设备维护经费

• 档案装具及档案用品购置经费

• 档案数字化加工项目经费

• 电子文件归档与电子档案管理建设经费

• 数字档案室建设项目经费

• 档案安全保护与应急管理经费

• 档案法规宣传与业务培训经费

现在预算管理越来越强调绩效。档案经费不能只写“保障档案工作开展”，还要写清楚计划做什么、完成多少、达到什么效果。

一是电子档案管理经费。很多单位已经进入电子文件形成、办理、归档并行阶段，但预算仍停留在纸质档案用品采购层面。电子文件归档接口、系统运维、数据备份、格式转换、长期保存等都需要经费。

二是档案安全保护经费。库房温湿度、消防、安防、漏水报警、防虫防霉、应急演练等不是“有条件再做”，而是保障档案安全的重要内容。

三是档案外包服务管理经费。整理、数字化、修复、寄存等工作如果通过政府购买服务完成，应当同步考虑项目监理、质量检查、数据验收、安全保密措施等费用。

四是档案人员培训经费。档案工作法规、标准和信息化要求更新较快，培训经费不足，容易导致制度有了但执行不到位。

九、给单位的预算编制建议

• 先盘点现状：档案数量、库房条件、装具情况、数字化情况、电子文件归档情况。

• 再列问题清单：哪些是安全隐患，哪些是历史欠账，哪些是年度必须完成任务。

• 区分轻重缓急：安全保管、依法归档、信息化建设、利用服务应优先保障。

• 能量化就量化：按卷、件、页、盒、套、次、平方米等形成测算依据。

• 与采购衔接：涉及设备、系统、外包服务的，应提前考虑政府采购流程和时间。

• 与绩效衔接：每项经费尽量对应明确产出和效果，便于预算审核和后期评价。

写在最后：档案经费纳入年度预算，不是为了“多要钱”，而是为了让档案工作有依据、有计划、有保障。对机关单位来说，把档案经费编进预算，就是把档案安全、规范管理、信息化建设和长远利用真正落到实处。

政策依据与参考：

1. 《中华人民共和国档案法》：关于将档案事业发展经费列入政府预算的规定。

2. 《中华人民共和国档案法实施条例》第四条：关于将档案事业发展经费列入本级预算、单位履行档案工作主体责任的规定。

3. 《机关档案管理规定》：关于基础设施配备和维护经费、日常管理经费、信息化建设经费、宣传培训等经费列入机关年度财政预算的规定。

4. 《中华人民共和国预算法实施条例》：关于部门预算、基本支出、项目支出和绩效评价的相关规定。